3 techniki organizacji pracy, dzięki którym wzrasta produktywność

Statystyczny Kowalski spędził 1928 godzin w pracy w 2016 roku. Po pierwsze – dzięki temu wynikowi Polacy okazali się jednym z najbardziej zapracowanych narodów. Po drugie – niestety liczba godzin spędzonych w miejscu pracy rozmija się z godzinami przepracowanymi.

techniki organizacji czasu pracy

Czy to oznacza, że 8 godzin pracy na etacie to fikcja?

 

Wiele zależy od stanowiska. Pracodawca może zaoferować pracownikom albo elastyczny czas pracy, albo… skrócenie go z 8 godzin do 6. Wielu przedsiębiorców jest przeciwnych temu rozwiązaniu, z którym eksperymentowali m.in. Szwedzi. Obawiają się strat finansowych i opóźnień z powodu redukcji godzin.

 

Jak uniknąć marnowania czasu w pracy?

 

Wystarczy znajomość kilku technik organizacji pracy, aby w ograniczonym okresie zrobić więcej. W końcu prawo Parkinsona mówi, że maksymalnie rozciągamy pracę w czasie, jeśli możemy. Zamiast skupiać się na zadaniu w 100%, rozpraszamy się drobiazgami lub analizujemy elementy, które mają zerowy wpływ na końcowy efekt.

Jak zmienić to u siebie i pracowników?

 

Podziel czas na bloki pracy i przerwy

 

Jedną z najpopularniejszych metod zarządzania czasem jest Pomodoro. Polega na przygotowaniu listy zadań i odmierzaniu czasu, do czego można używać zarówno aplikacji z interwałami, jak i… kuchennego minutnika.

 

Jeden blok pracy trwa 25 minut, przerwa między blokami – 5 minut. W jednym bloku wykonuje się 1 zadanie lub kilka mniejszych. Jeśli w bloku nie zdążysz zakończyć zadania, po przerwie wracasz do niego. Po kilku takich etapach następuje dłuższa przerwa – do 30 minut.

 

Jaki jest minus Pomodoro? Niektórzy pracownicy tak bardzo skupiają się na pracy, że 25-minutowe bloki są dla nich za krótkie, a przerwy rozpraszają. Na szczęście tę technikę możesz zaadaptować do swoich potrzeb. Wydłużaj bloki pracy lub je łącz, jeśli utrzymujesz koncentrację i motywację do pracy.

 

Grupuj zadania

 

Ta metoda nazywa się macierzą Eisenhowera. Sprawdza się, kiedy pracownicy mają problemy z uszeregowaniem wielu małych zadań, a długa lista ich stresuje.

Potrzebna jest kartka i długopis. Kartkę dzielimy na 4 części:

 

  • ważne i pilne – zadania do zrealizowania jak najszybciej,
  • nieważne i pilne – zadania długoterminowe, które powinno się wykonywać systematycznie, oraz inne,
  • ważne i niepilne – regularne zadania, które są ważne, ale nie blokują kluczowych procesów w firmie,
  • nieważne i niepilne – zadania, które można realizować, kiedy na horyzoncie nie widać innych z powyższych grup. Także złodzieje czasu, jak np. zbyt częste sprawdzanie skrzynki e-mailowej.

 

Miej rezerwę czasu na niespodzianki

 

Po opanowaniu 2 powyższych metod możesz popełnić błąd idealisty, który chce zaplanować co do minuty czas pracy. Co zrobisz, jeśli nagle odezwie się do Ciebie kluczowy klient z pilną sprawą? Twój plan się rozsypie.

 

Planując tylko 60% czasu, minimalizujesz ryzyko opóźnień przez zadania, które pojawiają się niespodziewanie. Po pierwsze – nic nie tracisz. Jeżeli 60% dnia przebiegnie bez zakłóceń,  można rozpocząć prace zaplanowane na kolejny dzień, oczywiście z zachowaniem limitu przypisanego do nich czasu.

 

Przeczytaj poradnik o zasadzie Pareto w biznesie, aby dowiedzieć się, jak skupić się na najważniejszych 20% czasu pracy.