Bezpłatne narzędzia, które usprawnią pracę w małej firmie

Uniwersalne bezpłatne narzędzia i programy

W każdej firmie występują obszary i działy, które bez względu na branżę prowadzonej działalności, funkcjonują w przedsiębiorstwie. Wsparcie ich odpowiednimi narzędziami ułatwi zarządzanie całym przedsiębiorstwem.

• Biuro i dokumenty — niezbędnym narzędziem w każdej firmie jest program biurowy, w którym można stworzyć tabelę, zestawienie, plik tekstowy, prezentację, czy arkusz kalkulacyjny. Powszechnie stosowany jest Microsoft Office, jednak nie ma potrzeby płacić za program biurowy, jeśli możemy zastosować bezpłatne zamienniki takie jak Open Office i Libre Office. Bezpłatne programy umożliwiają tworzenie, dowolną edycję, zapis i udostępnianie dokumentów.
• Komunikacja — jest to niezmiernie ważny obszar dotyczący komunikacji wewnątrz przedsiębiorstwa, ale również komunikacji z kontrahentami, czy klientami. Nie ma potrzeby wymieniać się setkami maili, wystarczy zainstalować jeden z darmowych komunikatorów. Komunikatory są sposobem na szybki przepływ informacji w firmie. Niektóre umożliwiają oprócz wymiany informacji tekstowych i połączeń głosowych, również prowadzenie telekonferencji. Najbardziej popularne są Skype, Slack i Viber.
• Marketing i reklama — profesjonalna wizytówka firmy jest sprawą priorytetową, to dzięki niej potencjalni klienci odnajdą to, czego szukają. Promocja firmy realnie przekłada się na zyski, dlatego nie należy jej lekceważyć. Założenie strony internetowej, prowadzenie funpage na Facebooku, konta na Instagramie, czy umieszczanie ogłoszeń ze zdjęciami na portalach ogłoszeniowych to obecnie niemalże konieczność. W stworzeniu strony internetowej pomoże darmowa aplikacja WordPress.org, natomiast do obróbki graficznej zdjęć możemy wykorzystać programy GIMP lub Photopea.
• Księgowość i kadry — oczywiście można zlecić prowadzenie księgowości firmie zewnętrznej, jednak wiąże się to ze sporymi kosztami. Przedsiębiorcy często mają wrażenie, że księgowość w firmie to czarna magia, jednak mała firma nie wymaga prowadzenia obszernej dokumentacji, dlatego warto wypróbować narzędzia, które krok po kroku poprowadzą przez arkana tajnej misji księgowo-kadrowej. Najchętniej wykorzystywanym bezpłatnym programem księgowym jest Mała Księgowość "Rzeczpospolitej", natomiast w kadrach pomoże aplikacja Kadrowiec.
• Kompleksowe zarządzanie firmą — często zdarza się tak, że firmę zakłada osoba, która kompletnie nie zna się na prowadzeniu przedsiębiorstwa, lub zwyczajnie nie ma czasu na zgłębianie tematu. Wtedy z pomocą przyjdzie wirtualna asystentka, która profesjonalnie poprowadzi sprawy firmy i zastąpi stacjonarną sekretarkę. Z reguły są to płatne rozwiązania, jednak wirtualna asystentka wykona zabierające cenny czas zadania za ciebie i będzie do dyspozycji wtedy, kiedy tego potrzebujesz.

Pamiętajmy jednak, że nie na wszystkim w firmie powienniśmy oszczędzać. Niektóre oszczędności mogą okazać się pozornymi (niektóre bezpłatne narzędzia nie posiadają ważnych funkcjonalności, pozwalających oszczędzać czas przedsiębiorcy).

Gdy od wdrożenia przydatnych rozwiązań dzieli nas tylko brak finansów, warto zainwestować odpowiednie środki lub skorzystać z preferencyjnych kredytów obrotowych lub inwestycyjnych, dedykowanych rozwijającym się firmom.