Przepisy o ochronie danych osobowych dotyczą nie tylko bardzo dużych firm, ale również tych mniejszych. Nie da się ich w żaden sposób ominąć. RODO obowiązuje każdego przedsiębiorcę, który ma styczność z danymi osobowymi swoich klientów. Nie jest ważne to, ilu pracowników zatrudnionych jest w danej firmie oraz ilu posiada ona klientów.
Jakie obowiązki spoczywają na właścicielach małych firm?
W małych firmach zbierane są podstawowe dane osobowe, w tym:
- imię oraz nazwisko,
- numer PESEL,
- adres zamieszkania, czy też adres poczty elektronicznej klienta.
Ważną rolę pełnią tzw. dane wrażliwe, dotyczące m.in. zdrowia. Powinny być one chronione w jeszcze bardziej rygorystyczny sposób. Obowiązkiem ciążącym na właścicielu małej firmy jest nadanie odpowiednich uprawnień pracownikom, którzy zajmują się w firmie przetwarzaniem danych osobowych. Ponadto należy zebrać jak najszybciej wszystkie najważniejsze oświadczenia i zezwolenia od osób, których dane w firmie są przechowywane.
Właściciele muszą skupić się na tym, aby prawidłowo zabezpieczyć skompletowane dane osobowe, tak aby nie przedostały się do osób trzecich. W większych firmach odpowiadają za to specjaliści ds. danych osobowych, jednak mniejsze firmy nie mogą sobie pozwolić na zatrudnienie takich fachowców, więc często przedsiębiorcy zajmują się tym samodzielnie.
Wdrożenie odpowiedniej polityki ochrony danych
Podstawowym obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, który prowadzi na co dzień małą działalność gospodarczą jest wdrożenie do swojego biznesu odpowiedniej polityki ochrony danych, zgodnej z przepisami RODO. Co prawda zajmuje to zazwyczaj dużo czasu, ponieważ po drodze należy załatwić szereg rozmaitych formalności, ale z czasem pozwoli to zyskać zaufanie wśród kontrahentów oraz klientów. Tym samym może się to przełożyć na samoistny rozwój prowadzonego biznesu, bez potrzeby koncentrowania swoich działań na zewnątrz firmy. Warto więc dbać o dane osobowe nie tylko po to, aby uniknąć kar, ale też po to, aby zyskać większą sympatię ze strony współpracowników i klientów.
Jeśli nie wiesz, jak zadbać o właściwą ochronę danych osobowych w swojej firmie, skorzystaj z rad doświadczonych specjalistów lub firm, które pomagają przedsiębiorcom spełnić wymagania zwględem przepisów. Możesz też zasięgnąć rady od swojej księgowej - wiele z biur rachunkowo księgowych jest odpowiednio przeszkolonych, by wesprzeć w tej kwestii swoich Klientów.
